Organisation und Prozesse
Organisation und Prozessberatung für die Gebäudereinigung
Wie Gebäudedienstleistungen organisiert sind, entscheidet über Qualität und Kosten – oft mehr als die Frage, wer sie erbringt.
Wenn Abläufe historisch gewachsen sind
In den meisten Objekten ist die Organisation nicht geplant worden, sondern entstanden. Reviere folgen einer Einteilung, die einmal sinnvoll war. Turnusse stammen aus einem Vertrag, den es nicht mehr gibt. Zuständigkeiten haben sich verschoben, ohne dass es jemand aufgeschrieben hätte.
Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. Auffällig wird es beim Objektstart, wenn ein neuer Dienstleister übernimmt und niemand die tatsächlichen Abläufe beschreiben kann. Oder wenn die Kosten steigen und sich nicht erklären lässt, wofür.
Der erste Schritt ist immer derselbe: aufschreiben, was tatsächlich passiert.
Warum wir beide Seiten kennen
01
Beide Seiten des Vertrags
Wir haben Objekte auf Dienstleisterseite verantwortet und auf Auftraggeberseite vergeben. Beide Perspektiven fließen in jede Analyse ein.
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Operativ erprobt
Revierplanung, Personaleinsatz, Objektübernahme – das haben wir selbst gemacht, nicht nur beraten.
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Ohne Systemwechsel umsetzbar
Unsere Empfehlungen setzen auf dem auf, was da ist. Sie brauchen keine neue Software und keine Reorganisation, um damit anzufangen.
Woran wir mit Ihnen arbeiten
Wo Sie einsteigen, hängt davon ab, was ansteht. Vor einer Ausschreibung ist die Organisationsanalyse der erste Schritt, weil sie die Grundlage für das Leistungsverzeichnis liefert. Steht ein Objektwechsel bevor, beginnt die Arbeit bei der Übernahme. Und wenn ohnehin alles läuft, ist der Blick auf die Abläufe der günstigste Zeitpunkt.
01
Organisationsanalyse
Bestandsaufnahme der tatsächlichen Abläufe: Wer macht was, wann, in welcher Reihenfolge – und wo entstehen Reibungsverluste.
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Revierplanung und Leistungsverzeichnis
Flächen erfassen, Richtwerte anwenden, Reviere sinnvoll schneiden. Grundlage für eine Ausschreibung ebenso wie für die eigene Einsatzplanung.
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Objektstarts begleiten
Die Übernahme eines Objekts entscheidet über die ersten sechs Monate. Wir begleiten Einweisung, Übergabe und die Anlaufphase – auf beiden Seiten.
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Prozessmanagement
Wiederkehrende Abläufe beschreiben und verankern: Reklamationen, Materialbestellung, Schlüsselverwaltung, Personalwechsel, Dokumentation.
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Arbeitsabläufe optimieren
Konkrete Verbesserungen im Objekt: Wegezeiten, Gerätestandorte, Reihenfolgen, Schnittstellen zu anderen Gewerken.
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Personaleinsatzplanung
Einsatzzeiten und Besetzung an den tatsächlichen Bedarf anpassen – unter Berücksichtigung von Randzeiten, Vertretung und Fluktuation.
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Wenn aus der Analyse eine Ausschreibung folgt
Häufig zeigt die Organisationsanalyse, dass der bestehende Vertrag nicht mehr passt. Dann ist der nächste Schritt eine Neuausschreibung – und die Analyse hat die Grundlage dafür bereits geliefert. Wir führen das auf Wunsch fort; die Vergabeberatung finden Sie in einem eigenen Bereich.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Was unterscheidet das von der Vergabeberatung?
Die Vergabeberatung führt zu einem Vertrag. Die Organisationsberatung setzt davor oder danach an: Sie ordnet, was bereits läuft, oder schafft die Grundlagen, auf denen eine Ausschreibung überhaupt erst aufsetzen kann. Häufig gehen beide ineinander über – eine saubere Revierplanung ist Organisationsarbeit und zugleich die Voraussetzung für ein belastbares Leistungsverzeichnis.
Sie beraten Auftraggeber und Dienstleister – wie geht das zusammen?
Ohne Widerspruch, weil wir in einem Projekt immer nur eine Seite vertreten. Dass wir die andere aus eigener Verantwortung kennen, ist der Grund für die meisten Beauftragungen: Wir wissen, was ein Auftraggeber erwartet, und wir wissen, was im Objekt tatsächlich leistbar ist. Diese Marktkenntnis bekommt man nicht, wenn man nur eine Perspektive kennt.
Wie läuft eine Organisationsanalyse ab?
Am Anfang steht die Begehung mit den Menschen, die dort arbeiten – nicht das Gespräch in der Verwaltung. Danach werten wir Unterlagen aus: Leistungsverzeichnis, Einsatzpläne, Nachweise, Reklamationen. Aus beidem entsteht ein Bild der tatsächlichen Abläufe, aus dem sich die Empfehlungen ableiten. Bei einem einzelnen Objekt rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen.
Wie lange dauert die Begleitung eines Objektstarts?
Sinnvoll ist eine Begleitung von etwa zwei Wochen vor Übernahme bis acht Wochen danach. In dieser Zeit fallen die Entscheidungen, die den Betrieb prägen: Einweisung des Personals, Abstimmung der Meldewege, Klärung der Schnittstellen. Was in dieser Phase nicht geregelt wird, bleibt oft über die gesamte Vertragslaufzeit ungeregelt.
Was kostet eine Organisationsanalyse?
Der Aufwand richtet sich nach Größe und Anzahl der Objekte. Für ein einzelnes Objekt mit klarer Nutzung rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen von der Begehung bis zum Ergebnis; bei mehreren Standorten entsprechend länger. Den größten Teil macht die Erhebung vor Ort aus, nicht die Auswertung. Im Erstgespräch schätzen wir das nach einer kurzen Beschreibung Ihrer Objekte konkret ein.
Weiterführende Inhalte
Fachbeiträge zu diesem Thema aus unserem Blog.
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Revierplanung in der Gebäudereinigung: Flächen, Richtwerte, Wegezeiten
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