Ausschreibung, Vergabe und Beschaffung infrastruktureller Dienstleistungen stellen öffentliche und private Auftraggeber vor hohe fachliche Anforderungen an Struktur, Qualität und Wirtschaftlichkeit. SCHUHEN Consulting begleitet Sie durch den gesamten Prozess — von der Bedarfsermittlung bis zur Zuschlagserteilung.
Viele Vergabeverfahren scheitern nicht am Ende, sondern am Anfang. An einer Leistungsbeschreibung, die nicht zum Betrieb passt. An Qualitätskriterien, die niemand prüfen kann. An einem Verfahren, das zwar formal korrekt ist — aber das falsche Ergebnis liefert.
Unser Ansatz ist deshalb anders: Wir beginnen nicht mit dem Paragrafen. Wir beginnen mit Ihrem Betrieb.
Was uns von anderen unterscheidet: Wir kennen diese Leistungen nicht nur vom Papier. Wir haben sie operativ gesteuert, auf Dienstleisterseite verantwortet und auf Auftraggeberseite im öffentlichen Dienst vergeben. Dieser Blick — von beiden Seiten — ist in jede Leistungsbeschreibung eingeflossen, die wir je geschrieben haben.
kostenlos · 60 Minuten · kein Verkaufsgespräch
Sie schildern Ihre Situation. Wir hören zu, fragen nach und geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung: Was brauchen Sie wirklich? Welches Verfahren passt? Was ist realistisch? Am Ende wissen Sie, ob und wie wir helfen können — ohne dass Sie irgendetwas unterschreiben oder beauftragen müssen.
wir kommen zu Ihnen
Bevor wir auch nur einen Satz der Leistungsbeschreibung schreiben, nehmen wir uns die Zeit, Ihren Betrieb zu verstehen. Welche Flächen, welche Anforderungen, welche Besonderheiten? Was hat beim letzten Vertrag funktioniert — und was nicht? Diese Phase ist der Unterschied zwischen einer Ausschreibung vom Schreibtisch und einer, die im Alltag trägt.
Strategie vor Struktur
Auf Basis der Bestandsaufnahme erarbeiten wir eine praxisorientierte und nachhaltige Leistungsbeschreibung mit passgenauen Qualitätskonzepten. Welche Kriterien identifizieren den besten Anbieter? Wie lässt sich Qualität messbar machen? Diese Fragen beantworten wir — bevor die Ausschreibung beginnt.
alles aus einer Hand
Leistungsbeschreibung, Leistungsanforderungen, Qualitäts- und Nachhaltigkeitsanforderungen — wir erstellen alle fachlichen Vergabeunterlagen auf Basis Ihres konkreten Bedarfs. Jedes Dokument ist auf Sie zugeschnitten, nachvollziehbar für Ihr Haus und belastbar gegenüber Aufsichtsgremien.
von der Ausschreibung bis zum Zuschlag
Bieterfragen, fachliche Angebotsprüfung und -Wertung, Vergabeempfehlung — wir unterstützen Sie bei jedem Schritt und lassen Sie nicht alleine. Keine Überraschungen. Keine offenen Fragen. Sie treffen am Ende eine Entscheidung auf Basis einer fachlich fundierten Empfehlung.
auf Wunsch auch nach dem Zuschlag
Der Zuschlag ist nicht das Ende der Zusammenarbeit. Auf Wunsch begleiten wir Sie durch die Anlaufphase des neuen Vertrags und stellen sicher, dass das, was ausgeschrieben wurde, auch erbracht wird — messbar, prüfbar, dokumentiert.
Vergabeverfahren für infrastrukturelle Dienstleistungen — von Reinigung und Sicherheit bis zur Verpflegung — greifen mehrere Fachgebiete ineinander: Bedarfsermittlung, Leistungsbeschreibung, Eignungsanforderungen, Wertungskriterien und Dokumentation müssen aufeinander abgestimmt sein. Fehler in der Vorbereitung führen zu Verzögerungen, Mehrkosten und Reputationsrisiken. Eine fundierte fachliche Vergabeberatung reduziert diese Risiken deutlich und schafft die Grundlage für wirtschaftliche Ergebnisse.
Vergabeverfahren sind kein Selbstzweck. Unser Ziel ist es, Verfahren so zu gestalten, dass sie strukturiert ablaufen und zu wirtschaftlich optimalen Ergebnissen führen. Wir übersetzen fachliche und formale Anforderungen in praxistaugliche Leistungsbeschreibungen und Vergabeunterlagen.
Zu den LeistungsfeldernDie Kosten hängen vom Umfang ab: Anzahl der Liegenschaften, Losstruktur, Komplexität des Verfahrens und dem gewünschten Begleitungsumfang. Üblich sind Stundensätze oder Pauschalen je Verfahrensphase. Im kostenfreien Erstgespräch erhalten Sie eine konkrete Einschätzung — ohne Verpflichtung.
Bei guter Vorbereitung sind unterschwellige Verfahren in 3–4 Monaten abzuschließen. Offene Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte benötigen realistisch 6–9 Monate inklusive Vorbereitungsphase. Der häufigste Zeitverlust entsteht nicht im Verfahren selbst, sondern davor — durch unvollständige Unterlagen oder ungeklärte Anforderungen.
Ja — oft gerade dort. Kleinere Auftraggeber haben häufig keine eigene Vergabeabteilung und machen Verfahren nur alle paar Jahre. Das Risiko von Verfahrensfehlern ist entsprechend höher. Ein strukturiertes Erstverfahren mit externer Begleitung legt zudem eine Vorlage für künftige Vergaben.
Vergabeberatung ist fachliche Beratung — sie umfasst die Strukturierung des Verfahrens, die Erstellung der Leistungsbeschreibung, die Wertungsmatrix und die operative Begleitung bis zum Zuschlag. Rechtsberatung deckt die rechtliche Absicherung ab und ist Aufgabe von Fachanwälten für Vergaberecht. Wir arbeiten bei Bedarf mit spezialisierten Kanzleien zusammen.
Ja — wenn ausreichend interne Kapazität, aktuelles Branchenwissen und Erfahrung mit dem jeweiligen Leistungsfeld vorhanden sind. Externe Begleitung ist besonders sinnvoll bei erstmaligen Vergaben, nach langen Vertragslaufzeiten oder wenn das letzte Verfahren zu operativen Problemen geführt hat.
Für alle, die regelmäßig infrastrukturelle Gebäudedienstleistungen ausschreiben: Kommunen, Behörden, Krankenhäuser, Bildungseinrichtungen, Wohnungsbaugesellschaften und private Unternehmen ab einer gewissen Liegenschaftsgröße. Die Anforderungen unterscheiden sich — öffentliche Auftraggeber sind an Vergaberecht gebunden, private haben mehr Gestaltungsfreiheit, aber ähnliche Qualitätsrisiken.
Öffentliche Auftraggeber — Kommunen, Behörden, Schulen, Krankenhäuser, Landes- und Bundeseinrichtungen — unterliegen dem Vergaberecht. Wir kennen diese Anforderungen aus der Praxis und begleiten Sie fachlich sicher durch Ober- und Unterschwellenverfahren. Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine lückenlose Vergabeakte sind dabei die Grundlage — für ein transparentes, nachvollziehbares Verfahren und für interne Rechenschaftspflichten gegenüber Aufsichtsgremien und Rechnungshöfen.
Auch private Unternehmen profitieren von strukturierten Vergabeprozessen: niedrigere Beschaffungskosten, höhere Qualitätsstandards und eine klare, gut dokumentierte Vertragsgrundlage. Wir helfen Ihnen, Beschaffungsprozesse fachlich zu professionalisieren und Lieferanten objektiv vergleichbar zu machen — ohne den Overhead eines formellen öffentlichen Verfahrens.
Bereit für den nächsten Schritt?
