SCHUHEN Consulting SCHUHEN Consulting
DE | EN
Beratung anfragen
EN
Beratung für Auftraggeber im öffentlichen und privaten Sektor

Ausschreibung Umzüge, Logistik und Entsorgung
fachlich vorbereitet

Wir entlasten Ihre Fachabteilung bei der Vorbereitung, verhindern die typischen Fehler in der Leistungsbeschreibung und bringen belastbare Marktkenntnis in Ihre Vergabe.

Zurück zur Leistungsübersicht

Was eine gute Ausschreibung Umzüge, Logistik und Entsorgung ausmacht — und was schiefgehen kann

Bei der Beauftragung von Umzügen, internen Logistikleistungen und Entsorgungsdiensten zeigen sich Probleme oft erst dann, wenn es zu spät ist: Umzugstermine werden nicht eingehalten, es kommt zu Beschädigungen am Mobiliar oder am Gebäude, Pauschal-Angebote entwickeln sich zu Streitfällen über Mehrarbeiten, oder bei der Aktenvernichtung fehlen die Nachweise, mit denen Sie Ihre Sorgfaltspflicht belegen können. Solche Probleme sind selten Zufall — sie haben fast immer ihre Wurzel in der Ausschreibung.

Hinzu kommt: Das Vergabeverfahren selbst muss strukturiert und dokumentiert werden — von der Bedarfsanalyse über die Leistungsbeschreibung bis zur Bieterbewertung und Zuschlagsentscheidung. Jede dieser Phasen bindet Kapazitäten in der Beschaffungsstelle und der Gebäudeverwaltung, die parallel ihr Tagesgeschäft bewältigen muss.

Das lässt sich vermeiden.

Drei Gründe, warum wir beauftragt werden

01

Entlastung der Fachabteilung

Die Vorbereitung einer Ausschreibung Umzüge, Logistik und Entsorgung — inklusive Bedarfsaufnahme, Volumen- und Mengenermittlung, Leistungsverzeichnis, Termin- und Ablaufkonzept, Eignungs- und Datenschutzanforderungen sowie Vergabeunterlagen — kostet in der Regel mehrere hundert Stunden Fachkapazität. Wir übernehmen diese Vorbereitungsarbeit in modularer Form, nach Ihrem Bedarf. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen; die aufwendige Detailarbeit machen wir.

02

Qualitätssicherung in der Leistungsbeschreibung

Die häufigsten Probleme im laufenden Logistik-Vertrag — verspätete Umzugstermine, Beschädigungen ohne klare Haftungsregelung, Streit um nicht im Pauschalpreis enthaltene Zusatzleistungen, lückenhafte Datenschutz-Nachweise bei der Aktenvernichtung — entstehen nicht beim Vertragsabschluss, sondern später, weil die Leistungsbeschreibung Lücken hatte oder die Eignungsanforderungen zu allgemein formuliert waren. Unsere Leistungsbeschreibungen sind so aufgebaut, dass klar ist, was in welchem Umfang in welchem Zeitfenster zu erbringen ist, wie Schäden, Mehraufwände und Mengenabweichungen vertraglich geregelt werden, wie Datenschutz-Pflichten praxistauglich an den Auftragnehmer weitergegeben werden. Diese Lücken vermeiden wir konsequent, weil wir sie aus vielen Verfahren kennen.

03

Marktkenntnis und Kalkulationsverständnis

Wir begleiten seit Jahren Ausschreibungen im Bereich der Gebäudedienstleistungen und verstehen, wie Umzugs- und Entsorgungsdienstleister kalkulieren: welche Stunden- und Volumensätze realistisch sind, wo Verpackungsmaterial und Sondertransporte korrekt eingepreist werden, welche Pauschalrisiken Bieter einkalkulieren müssen, welche Bieter-Kalkulationen tragfähig sind und welche im Auftrag scheitern. Diese Kenntnis bringen wir in die Wertung der Angebote ein — ohne Empfehlungen für oder gegen einzelne Bieter, aber mit einer fachlichen Einschätzung, welche Angebote belastbar sind.

Unsere Leistungen — modular buchbar

Sie entscheiden, welchen Teil des Prozesses Sie in eigene Hand nehmen und wo Sie uns hinzuziehen. Die folgenden Bausteine sind einzeln oder kombiniert beauftragbar.

01

Bedarfsanalyse und Konzepterstellung

Systematische Erfassung des Umzugs- und Logistik-Bedarfs: welche Standorte sind betroffen, wie viele Arbeitsplätze und Aktenbestände werden bewegt, welche Termine sind kritisch und müssen eingehalten werden, welche Sonderbestände erfordern besondere Behandlung. Festlegung des Vergabemodells — Einzelvergabe pro Projekt oder Rahmenvertrag mit Abrufen für regelmäßige Leistungen wie Aktenvernichtung. Bewertung der bisherigen Logistik-Organisation und Identifikation von Optimierungspotenzialen.

02

Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis

Erstellung einer differenzierten Leistungsbeschreibung mit klarer Trennung von innerbetrieblichen Umzügen (Möbel, Arbeitsplatz-Equipment, IT-Geräte), Akten- und Datenträgervernichtung (Sicherheitsstufen nach DIN 66399), Verpackung, Bereitstellung und Entsorgung (Umzugskartons, Möbeldecken, Altmöbel-Entsorgung), Sondertransporten (Tresore, Kunstwerke, schwere Geräte, IT-Server) sowie Wertstoff- und Reststoff-Entsorgung (Containerstellung, Abholzyklen, Mengennachweise). Das Leistungsverzeichnis wird so strukturiert, dass Bieter vergleichbare Kalkulationen abgeben — inklusive Aufwand für An- und Abfahrt, Tagespauschalen und Volumenpositionen.

03

Vergabeunterlagen und Verfahrensbegleitung

Unterstützung bei der Zusammenstellung der vollständigen Vergabeunterlagen, fachliche Mitwirkung bei der Entwicklung der Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie der Wertungsmatrix. Fachliche Begleitung des Verfahrens bis zur Zuschlagsentscheidung — einschließlich Bieterkommunikation, Angebotsbewertung und fachlicher Einschätzung. Besondere Beachtung erfahren bei diesem Leistungsbereich die Eignungsnachweise: Speditionsgenehmigung, Versicherungsnachweise, Vertraulichkeits-Konzept und Vernichtungsprotokollierung sowie Referenzen vergleichbarer Liegenschaften.

04

Vertragsmitwirkung mit Qualitätssicherungs-Mechanismen

Fachlicher Beitrag zum Vertragsdokument — damit es Themen wie Termintreue, Schadens- und Haftungsregelungen, Sanktionsregelungen bei Verzug, Anpassungsmechanismen für Mengen- und Aufwandsabweichungen, Datenschutz-Pflichten bei der Aktenvernichtung und klare Zuständigkeiten für Ansprechpartner praxisbezogen enthält. Berücksichtigung der branchenüblichen Tariflandschaft und der sich daraus ergebenden Kalkulationsgrundlagen.

05

Qualitätsmessung und Abnahme

Definition messbarer Qualitätskriterien: Termintreue, Schadensquote, Vollständigkeit der Vernichtungsnachweise nach DIN 66399, Reaktionszeiten bei Mängelmeldungen, Sauberkeit nach Abschluss der Arbeiten. Aufbau von Kontrollroutinen, die im laufenden Vertrag praktikabel sind und den Abnahmeprozess im Alltag nicht ausufernd gestalten.

06

Soziale und ökologische Kriterien

Integration sozialer Standards in die Leistungsbeschreibung: tarifliche Vergütung, Bekleidungsstellung, Sprachanforderungen für eingesetzte Kräfte. Ökologische Aspekte: emissionsarme Fahrzeuge, recyclingfähige Verpackungsmaterialien, Wiederverwendung von Mehrweg-Umzugsboxen. Diese Anforderungen können als Zuschlagskriterien gewichtet oder als verbindliche Mindestanforderungen formuliert werden, je nach Ihrer Priorisierung.

07
Über den Zuschlag hinaus

Qualitätssicherung und Bestandsbetreuung

Die Begleitung endet nicht mit dem Zuschlag. Wir unterstützen bei der Begleitung des Umzugstages bzw. bei der laufenden Auswertung der Vernichtungsnachweise, bei der Behandlung von Schadensanzeigen und Mängelmeldungen sowie bei der strukturierten Eskalation im Falle wiederkehrender Schlechtleistung. So bleibt der Vertrag tragfähig, und Nachbesserungen erfolgen geplant statt reaktiv.

Beratungsweg

Sanierungsmandate — wenn bestehende Verträge nicht mehr tragen

Ein häufiger Anlass für unsere Beauftragung sind nicht Erstausschreibungen, sondern bestehende Konstellationen, die nicht mehr tragen: Rahmenverträge mit Abrufen für Aktenvernichtung liefern lückenhafte Vernichtungsnachweise, beim letzten großen Umzug entstanden Schäden und Streit um Mehraufwände, oder die Wertstoff-Entsorgung läuft seit Jahren ohne Wettbewerb zu unklaren Konditionen.

In diesen Fällen führen wir eine Vertragsanalyse durch, identifizieren die Ursachen der Schwierigkeiten und entwickeln ein Vorgehen — das von einer Nachbesserung im bestehenden Vertrag bis zu einer vollständigen Neuausschreibung reichen kann. Ziel ist eine Ausgangslage, die für die nächsten Jahre trägt.

Die Sanierung bestehender Verträge ist ein eigenständiger Beratungsweg — für öffentliche und private Auftraggeber gleichermaßen.

Fachliche Tiefe

Fachliche Besonderheiten der Logistik- und Entsorgungsausschreibung

Die Ausschreibung Umzüge, Logistik und Entsorgung unterscheidet sich von anderen Dienstleistungs-Ausschreibungen durch mehrere fachliche Eigenheiten, die wir in der Leistungsbeschreibung und im Vertrag berücksichtigen:

Termintreue als zentrales Qualitätskriterium

Anders als bei kontinuierlichen Dienstleistungen ist bei Umzügen der Termin oft nicht verschiebbar — Schul- oder Semesterstart, Stichtage, Bezugstermine sind hart. Wir verankern Termintreue, Verzugsregelungen und Eskalationswege so im Vertrag, dass sie tragfähig bleiben, ohne den Auftragnehmer in nicht steuerbare Risiken zu drängen.

Mengen- und Aufwandsabweichungen

Volumen und Aufwand sind im Vorfeld nur schätzbar — die tatsächlichen Mengen weichen regelmäßig ab. Wir formulieren die Leistungsbeschreibung so, dass Mengenabweichungen kalkulatorisch verkraftbar sind und keine Streitfälle um Mehraufwände auslösen.

Datenschutz und Vernichtungsnachweise

Die Vernichtung von Akten und Datenträgern unterliegt der DSGVO und dem BDSG. Sicherheitsstufen nach DIN 66399, Vertraulichkeits-Konzepte, Vernichtungsprotokolle und die Auftragsverarbeitungsverträge müssen vertraglich klar geregelt sein. Wir formulieren die Anforderungen so, dass die Auftraggeber-Sorgfaltspflicht praxisnah erfüllt wird.

Schäden- und Haftungsregelungen

Bei Umzügen entstehen regelmäßig Schäden — am Mobiliar, am Gebäude, an IT-Geräten. Wir regeln Haftung, Versicherungsdeckung, Schadensfeststellung und Beweislast so, dass im Schadensfall die Abwicklung nicht zum eigenständigen Konflikt wird.

Sondertransporte und Sondergüter

Tresore, Kunstwerke, IT-Server, Laborgeräte oder schwere Maschinen erfordern besondere Eignungsnachweise und Versicherungsschutz. Wir formulieren die Leistungsbeschreibung so, dass diese Sonderbestände im Vergabeverfahren angemessen berücksichtigt werden.

Häufige Fragen

FAQ zur Ausschreibung

Was ist bei der Ausschreibung von Aktenvernichtung und Entsorgung zu beachten?

Datenschutzrechtliche Anforderungen stehen im Mittelpunkt: Sicherheitsstufen nach DIN 66399, Nachweispflichten, Vernichtungszertifikate und Transportketten. Bei öffentlichen Auftraggebern kommen häufig besondere Geheimschutzanforderungen hinzu.

Lohnt sich eine externe Vergabebegleitung bei Umzugsleistungen?

Bei größeren Umzugsvorhaben oder Standortkonsolidierungen ja. Interne Kapazitäten sind oft nicht ausreichend, um Umzugs-, Entsorgungs- und Lagerleistungen gleichzeitig auszuschreiben. Gebündelte Vergaben können wirtschaftlicher sein — erfordern aber präzise Leistungsbeschreibungen.

Welche Vergabeart kommt bei Entsorgungsleistungen typischerweise zum Einsatz?

Unterhalb der EU-Schwellenwerte häufig die Verhandlungsvergabe oder der Wettbewerb nach UVgO. Oberhalb kommen offene oder nicht offene Verfahren nach VgV in Betracht. Der Auftragswert und die Marktsituation bestimmen die sinnvolle Vergabeart.

Wie kann man Nachhaltigkeit in Entsorgungs-Ausschreibungen verankern?

Durch Eignungs- und Zuschlagskriterien wie Recyclingquoten, Emissionswerte der Fahrzeugflotte, zertifizierte Entsorgungswege und Nachhaltigkeitsnachweise. Diese Kriterien müssen vergaberechtlich sauber formuliert sein, damit sie im Verfahren standhalten.

Tiefere Einblicke

Weiterführende Inhalte

Allgemein ·

Vergabeberatung: Die Fragen, die viele beschäftigen — aber selten gestellt werden

Was kostet Vergabeberatung? Wann lohnt sie sich? Wie läuft die Zusammenarbeit ab? Dieser Artikel beantwortet die Fragen, die öffentliche und private Auftraggeber vor einem Vergabeverfahren am häufigsten beschäftigen — konkret, differenziert und ohne Ausflüchte.

Sie haben eine Ausschreibung vor sich. Gehen wir gemeinsam den Weg.

Sprechen Sie uns an — wir prüfen Ihre Fragestellung und zeigen Ihnen den passenden Weg für Ihr Vergabeverfahren.

Ausschreibung besprechen
150+ begleitete Vergabeverfahren · seit über 7 Jahren
© 2026 SCHUHEN Consulting GmbH. Alle Rechte vorbehalten.
Impressum Datenschutz