Auf dem Papier geht das Revier auf. 1.400 Quadratmeter, Leistungswert 250 Quadratmeter je Stunde, macht 5,6 Stunden, kalkuliert sind 6. In der Wirklichkeit braucht die Kraft, die dieses Revier bearbeitet, sieben Stunden und lässt trotzdem regelmäßig etwas aus.
Die Rechnung ist nicht falsch. Sie ist unvollständig, und zwar an einer Stelle, die in fast jeder Kalkulation fehlt: bei der Zeit, die nicht auf der Fläche verbracht wird.
Die Rechnung in ihrer einfachsten Form
Aus dem Raumbuch ergibt sich für jeden Raum die Fläche, die Raumgruppe und der Turnus. Aus der Raumgruppe folgt ein Leistungswert, also die Fläche, die in einer Stunde bearbeitet werden kann. Fläche geteilt durch Leistungswert ergibt die Zeit je Reinigungsgang, multipliziert mit der Häufigkeit den Zeitbedarf je Woche.
Diese Rechnung ist der Einstieg in jede Kalkulation, und sie ist unvollständig. Ein Teil der Arbeit lässt sich gar nicht in Quadratmetern je Stunde ausdrücken: Papierkörbe, Sanitärgegenstände, Türgriffe und Kontaktflächen, Aufzüge, Arbeitsplätze, Dokumentationsvorgänge. Diese Leistungen hängen an Stückzahlen, nicht an Flächen, und sie brauchen eigene Zeiten.
Was ein Leistungswert eigentlich sagt
Bevor über die Höhe eines Werts gestritten wird, gehört geklärt, was er umfasst. Meint „250 Quadratmeter je Stunde" nur die Bodenreinigung oder sämtliche Leistungen im Raum? Sind Papierkörbe, Oberflächen und Sanitärgegenstände enthalten? Ist es Nettobearbeitungszeit oder bezahlte Zeit einschließlich Wegen? Welcher Turnus, welches Qualitätsniveau, welcher Verschmutzungsgrad, welches Verfahren?
Ohne diese Angaben sind zwei Leistungswerte nicht vergleichbar, und die halbe Diskussion zwischen Auftraggeber und Bieter dreht sich genau darum, ohne dass es jemand ausspricht.
Woher Leistungswerte kommen
Ein Leistungswert ist ein Erfahrungswert für eine bestimmte Tätigkeit unter bestimmten Bedingungen. Es gibt keine allgemeinverbindliche Regel für seine Bestimmung. Verschiedene Quellen nennen Spannen, und diese Spannen sind breit.
In der Untersuchung von 2014, die wir an anderer Stelle ausführlicher behandeln, wurden für Klassenräume in der kommunalen Eigenreinigung Werte zwischen 180 und 260 Quadratmetern je Stunde erhoben; die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen empfahl damals 200 bis 260. Für Büroräume lagen die Werte in der Eigenreinigung meist zwischen 180 und 230, bei privaten Dienstleistern zwischen 220 und 300.
Diese Zahlen sind alt, und sie beruhen auf einem Leistungsumfang, den man mitlesen muss. Als Größenordnung für eine erste Plausibilitätsprüfung taugen sie, als Rechengrundlage für ein konkretes Objekt nicht.
Auffällig bleibt die Spannweite. Zwischen Unter- und Obergrenze liegen jeweils mehr als fünfzig Prozent. Wer eine Kalkulation prüft und nur fragt, ob der angesetzte Wert innerhalb der Spanne liegt, hat nichts geprüft. Die Frage ist, ob er zu diesem Objekt passt.
Was den Wert verschiebt
Fünf Faktoren wiegen dabei besonders schwer. Sie erklären nicht die ganze Spanne, denn Turnus, Qualitätsniveau, Abfallmenge, Zahl der Einrichtungsgegenstände, Zugangsbeschränkungen, Nutzeranwesenheit und Hygieneanforderungen wirken ebenfalls. Ohne die folgenden fünf kommt allerdings keine Kalkulation aus.
Der Möblierungsgrad. Ein Großraumbüro mit vierzig Arbeitsplätzen und ein gleich großer Seminarraum unterscheiden sich erheblich im Aufwand, und zwar in beide Richtungen: Auch ein Raum mit vielen beweglichen Stühlen kostet Zeit. Nicht die Fläche kostet Zeit, sondern das, was darauf steht, und die Zahl der einzelnen Arbeitsschritte.
Die Raumgröße. Zwanzig Einzelbüros zu je 15 Quadratmetern brauchen deutlich länger als 300 Quadratmeter am Stück. In jedem Raum entstehen Anfahrt, Türöffnung, Umstellen des Wagens, Orientierung. Diese Zeit ist pro Raum konstant und pro Quadratmeter umso höher, je kleiner der Raum ist.
Der Bodenbelag. Textilbeläge werden gesaugt, Hartbeläge gewischt, und die Verfahren unterscheiden sich in der Flächenleistung erheblich. Dazu kommt die Frage, ob maschinell gearbeitet werden kann, was wiederum von Raumzuschnitt und Möblierung abhängt.
Der Verschmutzungsgrad. Er hängt an Nutzung, Publikumsverkehr, Witterung und an der Sauberlaufzone im Eingangsbereich. Eine zu kurze oder schlecht gepflegte Zone erhöht den Schmutzeintrag in die angrenzenden Bereiche spürbar.
Das eingesetzte Verfahren. Vorpräpariertes Wischsystem, Zwei-Eimer-Methode, maschinelle Reinigung, Mikrofaser oder Baumwolle unterscheiden sich in der Flächenleistung deutlich. Wie deutlich, hängt vom Raumzuschnitt ab und lässt sich nur mit einer Zeitaufnahme im Objekt beziffern.
Deshalb lässt sich ein belastbarer Leistungswert nur objektspezifisch bestimmen, in der Regel über eine Begehung. Wer aus einer Tabelle abschreibt, kalkuliert ein anderes Objekt.
Die Zeit neben der Fläche
Hier liegt der eigentliche handwerkliche Kern, und hier entstehen die Differenzen zwischen Kalkulation und Praxis.
Wegezeiten innerhalb des Reviers. Etagenwechsel, Wartezeit am Aufzug, Wege zwischen weit auseinanderliegenden Bereichen. In einem kompakten Gebäude fallen sie kaum ins Gewicht. In einem Revier, das drei Geschosse und zwei Gebäudeteile umfasst, summieren sie sich auf einen erheblichen Anteil der Schicht.
Der Weg zur Kammer. Wie oft muss Wasser gewechselt, Material geholt, Abfall entsorgt werden, und wie weit ist es dorthin? Eine zentrale Kammer im Keller bei einem Revier im dritten Obergeschoss kostet pro Gang mehrere Minuten, und die Gänge sind nicht optional.
Der Materialtransport. Ein Reinigungswagen, der nicht in den Aufzug passt, verändert die gesamte Ablauflogik.
Rüstzeiten am Anfang und Ende. Umkleiden, Wagen bestücken, Mittel ansetzen, am Ende Wagen reinigen, Bezüge zur Wäsche, Kammer aufräumen. Das sind je nach Objekt zwanzig bis vierzig Minuten pro Schicht, die in vielen Kalkulationen mit null angesetzt sind.
Schließ- und Sicherungsvorgänge. Wo Räume einzeln auf- und abgeschlossen werden müssen, wo Alarmanlagen zu bedienen sind, wo Zugänge dokumentiert werden.
Wie groß dieser Anteil ist, unterscheidet sich von Objekt zu Objekt erheblich, und schätzen hilft dabei nicht. Eine Zeitaufnahme über einige repräsentative Schichten, in der direkte und indirekte Zeiten getrennt erfasst werden, ist in zwei Tagen erledigt und danach über Jahre brauchbar. Wer die Nebenzeiten gar nicht ansetzt, hat einen Revierplan, der von Anfang an nicht erfüllbar ist, und die Kraft, die ihn erfüllen soll, kompensiert das auf die einzige Weise, die ihr bleibt.
Dazu kommt die Pause. Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, und sie müssen im Voraus feststehen. Ein Revierplan, der das nicht abbildet, ist kein Plan.
Turnusleistungen im Plan
Ein Revierplan, der nur die Unterhaltsreinigung abbildet, ist unvollständig. Die monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Leistungen brauchen ebenfalls Zeit, und diese Zeit fällt nicht gleichmäßig an.
Der saubere Weg ist, sie als eigene Positionen mit eigenen Zeitfenstern, eigenem Flächenbezug und eigenen Stunden zu planen. Das kostet mehr Personalzeit und ist dafür kontrollierbar. Die Alternative, in jeder Woche einen pauschalen Anteil mitlaufen zu lassen, sieht auf dem Papier eleganter aus und lässt sich praktisch kaum überprüfen. Wo sie gewählt wird, verschwindet die Leistung als Erstes, sobald es eng wird.
Was regelmäßig passiert: Die Turnusleistungen sind im Preis enthalten und im Revierplan nicht. Dann werden sie in der Zeit erbracht, die die Unterhaltsreinigung übrig lässt, und die lässt nichts übrig.
Vertretung und Ausfall
Ein Revierplan ohne Vertretungskonzept reagiert empfindlich auf den ersten Krankheitsfall. Das lässt sich in fast jedem Objekt beobachten, in dem knapp geplant wurde.
Wie oft mit einem Ausfall zu rechnen ist, lässt sich nicht schätzen, sondern nur aus den eigenen Abwesenheitsdaten der letzten Jahre ableiten, einschließlich der geplanten Abwesenheiten und der saisonalen Verteilung. Wer ohne diese Zahlen plant, plant eine Wunschbesetzung.
Ein Reservekonzept muss dabei nicht bedeuten, dass in jedem Revier ungenutzte Zeit steckt. Gangbar sind ein eingewiesener Springerpool, feste Ersatzkräfte, teamübergreifende Vertretung oder zusätzliche Abrufkapazität.
Was in jedem Fall vertraglich geregelt gehört: welche Leistungen bei einem Ausfall zuerst entfallen dürfen, welche unter allen Umständen erbracht werden, innerhalb welcher Frist nachgeholt wird und ab wann Ersatzpersonal einzusetzen ist. Diese Priorisierung darf der Auftragnehmer nicht allein treffen, und der Auftraggeber weiß sonst nicht, worauf er sich verlassen kann.
Warum Revierpläne veralten
Ein Revierplan beschreibt ein Gebäude zu einem Zeitpunkt. Gebäude ändern sich: Bereiche werden umgenutzt, Trennwände eingezogen, Belegungen verschoben, Anbauten in Betrieb genommen.
Nach drei Jahren beschreibt der Plan ein Objekt, das es so nicht mehr gibt. Die Kräfte haben sich angepasst, ohne dass jemand den Plan geändert hätte, und niemand weiß mehr genau, was eigentlich geschuldet ist.
Die Fortschreibung ist Aufgabe des Dienstleisters, aber sie setzt Informationen voraus, die nur der Auftraggeber hat. Eine Meldepflicht bei baulichen Veränderungen und Nutzungsänderungen gehört deshalb in den Vertrag, und sie sollte in beide Richtungen gelten.
Eine Ebene ist dabei mitzudenken, die in der Kalkulation nicht auftaucht. Änderungen an Leistungswerten, Arbeitsmethoden, Arbeitszeitlagen oder der Einsatz technischer Systeme, mit denen sich Leistung überwachen lässt, können Beteiligungsrechte der Personal- oder Betriebsvertretung auslösen. Wie weit diese im Einzelfall reichen, richtet sich nach dem anwendbaren Recht und ist rechtlich zu klären. Fachlich heißt es: Eine rechnerisch mögliche Straffung ist damit noch nicht terminierbar.
Was ein Auftraggeber sehen sollte
Die Zuordnung einzelner Beschäftigter zu Revieren bleibt Organisationssache des Auftragnehmers, soweit Vertrag, Zutrittsregeln und Sicherheitsanforderungen nichts anderes verlangen. Wer wann welches Revier übernimmt, muss der Auftraggeber in der Regel nicht wissen.
Die Kalkulationsgrundlage ist etwas anderes, und hier ist Augenmaß nötig. Flächen, Raumgruppen, Turnusse und den geschuldeten Leistungsumfang stellt ohnehin der Auftraggeber bereit; darüber wird nicht diskutiert. Ob Bieter darüber hinaus ihre Leistungswerte und Stundenansätze bereits mit dem Angebot offenlegen müssen, ist eine Gestaltungsfrage, und die Antwort hat Grenzen: Als vertraulich gekennzeichnete Angaben und Geschäftsgeheimnisse sind im Verfahren geschützt, und was gefordert wird, muss verhältnismäßig und vorher angekündigt sein.
Praktikabel ist ein standardisiertes Kalkulationsblatt mit den Größen, die für die Wertung tatsächlich gebraucht werden, statt der Herausgabe vollständiger interner Revierpläne.
Und wenn ein Angebot für 8.000 Quadratmeter Bürofläche mit 320 Quadratmetern je Stunde rechnet, ist das kein Befund, sondern eine Frage. Für dicht möblierte Einzelbüros wäre der Wert kaum haltbar, für große freie Flächen mit maschinellem Verfahren durchaus. Die Antwort hängt am Leistungsumfang und am Raumtyp, und sie gehört in die Angebotsaufklärung nach § 60 VgV, nicht in die Beschwerde nach sechs Monaten.
Drei Fragen an Ihre eigene Kalkulation
Sind die Wegezeiten für die konkrete Gebäudestruktur angesetzt, oder gar nicht?
Wo liegt die Reinigungskammer im Verhältnis zu den Revieren, und wie oft muss sie angelaufen werden?
Und wenn Sie die kalkulierten Stunden durch die Zahl der Beschäftigten teilen: Entstehen zusammenhängende, planbare Einsatzzeiten oder eine Reihe von Kurzschichten in Randzeiten?
Die dritte Frage gehört fachlich in die Revierplanung, auch wenn sie zunächst nicht danach aussieht. Stark fragmentierte Reviere erschweren die Personalgewinnung, erhöhen den Wegeaufwand und erzeugen die Fluktuation, die den Plan anschließend unbrauchbar macht.