Um halb sechs am Abend brennt in einem dreigeschossigen Verwaltungsgebäude in jeder Etage das Licht. Unterwegs sind zwei Reinigungskräfte. Die Heizung läuft weiter, weil die Absenkung erst um zweiundzwanzig Uhr greift, und die Lüftungsanlage ebenso. Für die eigentliche Reinigung braucht es davon fast nichts.
Diese Situation steht in keinem Nachhaltigkeitskapitel einer Ausschreibung, und je nach Gebäude kann sie einen erheblichen Teil der Umweltwirkung der Reinigung ausmachen. Ob mehr als die eingesetzten Mittel, lässt sich nur mit den Betriebsdaten des Hauses beantworten, und genau deshalb lohnt die Rechnung.
Umgekehrt gilt: Anders als bei Sicherheitsdienstleistungen gibt es in der Reinigung tatsächlich viel zu verbessern. Verbraucht werden Chemie, Wasser, Strom, Material und Verpackung, dazu kommen Transporte, Textilaufbereitung, Abwasser und die Lebensdauer der Oberflächen selbst. Wer hier die richtigen Kriterien setzt, verändert etwas.
Die Frage, die vor allen anderen kommt
Bevor über Mittel und Maschinen gesprochen wird, lohnt der Blick auf die Verschmutzung selbst. Das Umweltbundesamt setzt in seinem Leitfaden genau dort an: Umweltschutz in der Gebäudereinigung beginnt mit der Verringerung der Verschmutzung, die überhaupt entsteht.
Praktisch heißt das: befestigte Wege bis zum Eingang, ausreichend dimensionierte Sauberlaufzonen, ein durchdachtes Abfallkonzept, Vermeidung von Bodenbelägen, die schwer zu reinigen sind. Eine kurze Schmutzfangzone nimmt deutlich weniger auf als eine lange, und wie viel genau, hängt von Länge, Aufbau, Material, Laufweg und Pflege der Zone ab. Der Unterschied wirkt sich über Jahre auf Reinigungsaufwand, Chemieeinsatz und Lebensdauer der Beläge aus.
Diese Entscheidungen trifft der Auftraggeber, nicht der Bieter. Sie gehören deshalb vor die Ausschreibung, und sie wirken mit einer einmaligen Investition dauerhaft.
Reinigungsmittel: etablierte und nachprüfbare Anforderungen
Für die Umweltverträglichkeit der eingesetzten Mittel gibt es ein etabliertes Instrument. Der Leitfaden zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen und -mitteln des Umweltbundesamtes enthält in Anlage II den Anbieterfragebogen zur Umweltverträglichkeit von Wasch-, Reinigungs- und Pflegemitteln. Er wird vom Land Hessen, von Baden-Württemberg und vom Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen des Bundes referenziert und ist damit die am breitesten anerkannte Struktur im Feld.
Zum Stand gehört die Einordnung: Der Leitfaden selbst stammt aus dem Jahr 2012, die Anlage II wurde 2017 aktualisiert. Die Systematik trägt weiterhin, die Einzelkriterien sollten vor einer aktuellen Ausschreibung mit dem heutigen Marktstand und mit den EU-GPP-Kriterien für Gebäudereinigungsdienste abgeglichen werden.
Die Systematik ist einfach. Der Bieter füllt den Fragebogen für jedes Mittel aus, das im Auftrag zum Einsatz kommen soll. Weist er für ein Produkt ein anerkanntes Umweltzeichen nach, entfällt die Einzelabfrage. In Betracht kommen dafür das EU-Ecolabel, der Blaue Engel und das Österreichische Umweltzeichen.
Drei Dinge sind dabei wichtig.
Gütezeichen dürfen nach § 34 VgV verlangt werden, wenn die Anforderungen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und die Kriterien objektiv nachprüfbar und nichtdiskriminierend sind. Der Auftraggeber muss dabei stets auch andere gleichwertige Nachweise zulassen. Der Fragebogen ist dafür ein brauchbares Werkzeug, weil er die Prüfung strukturiert. Er nimmt der Vergabestelle die Entscheidung aber nicht ab: Welche Anforderungen gelten, welcher Nachweisweg zugelassen ist und wie bewertet wird, muss sie selbst eindeutig festlegen.
Und die Zeichen sind nicht austauschbar. EU-Ecolabel, Blauer Engel und Österreichisches Umweltzeichen haben unterschiedlich zugeschnittene Produktgruppen mit eigenen Kriterien, und nicht für jedes Reinigungs- oder Pflegemittel existiert ein passendes Zeichen. Nennen Sie deshalb die Produktgruppe und den Kriterienstand, übernehmen Sie nur auftragsrelevante Anforderungen und regeln Sie ausdrücklich, wie mit Spezialprodukten umzugehen ist.
Und: Der Fragebogen berücksichtigt die Dosierung. Ein Mittel, das in der Anwendungslösung wenig belastend ist, aber in doppelter Konzentration eingesetzt wird, ist nicht besser als eines mit ungünstigerer Rezeptur bei korrekter Dosierung. Deshalb ist die Dosiereinrichtung mindestens so wichtig wie die Produktauswahl.
Dosierung, Konzentrate und Verpackung
Wo aus Kanistern nach Augenmaß in den Eimer geschüttet wird, entstehen zwei Probleme gleichzeitig: Überdosierung mit den bekannten Folgen für Oberflächen und ein Verbrauch, der weit über dem liegt, was nötig wäre.
Ein geeignetes Dosiersystem mit Konzentraten setzt an beidem an. Es reduziert die eingesetzte Chemiemenge, senkt das Verpackungsaufkommen erheblich, weil Konzentrat in kleineren Gebinden kommt, und verringert die Fehlerquote in der Anwendung.
Die feste Dosieranlage ist dabei eine Lösung und nicht die einzige. Für kleine Objekte kann sie unverhältnismäßig sein, und sie wirkt nur, wenn sie kalibriert, gewartet und nicht umgangen wird. Daneben stehen Dosierflaschen, Portionsbeutel, Kartuschen, die Dosierung über die Maschine und für Sonderfälle gebrauchsfertige Produkte. Verlangen Sie deshalb die Funktion, nämlich reproduzierbare Dosierung mit Wartung, Manipulationsschutz und Einweisung, statt eines bestimmten Geräts.
Beim Verpackungsaufkommen sollten Sie messbar fragen statt offen. Eine offene Frage nach Maßnahmen prämiert am Ende die besser formulierte Antwort. Brauchbar sind Gebindegrößen, der Konzentratfaktor, der Mehrweganteil, ein Rücknahmesystem und die erwartete Verpackungsmenge je Vertragsjahr für die konkret vorgesehenen Produkte.
Maschinen und Geräte: eine Fußangel
An dieser Stelle kursiert in Musterausschreibungen ein Kriterium, das nicht mehr trägt.
Die Delegierte Verordnung (EU) Nr. 665/2013 zur Energieverbrauchskennzeichnung von Staubsaugern wurde vom Gericht der Europäischen Union am 8. November 2018 für nichtig erklärt. Die Kommission hat kein Rechtsmittel eingelegt, das Urteil ist rechtskräftig, und seit dem 18. Januar 2019 darf das Energielabel für Staubsauger nicht mehr verwendet werden. Wer heute in einer Ausschreibung die Energieeffizienzklasse eines Staubsaugers abfragt, verlangt einen Nachweis, den es nicht mehr gibt.
Die Ökodesign-Anforderungen für Staubsauger gelten davon unberührt weiter; sie betreffen unter anderem Nennleistung, Staubaufnahme, Staubemission, Geräusch und Motorlebensdauer.
Für ein Vergabekriterium taugt die Leistungsaufnahme allein trotzdem nicht. Ein schwaches Gerät läuft länger, reinigt schlechter und verbraucht am Ende mehr. Bewerten Sie deshalb im Zusammenhang: Leistungsaufnahme und Flächenleistung, Einsatzdauer, Geräuschpegel, Staubemission, Eignung für die vorhandenen Beläge, dazu Reparierbarkeit und Ersatzteilverfügbarkeit.
Das Baujahr sollten Sie dabei nicht honorieren. Ein zehn Jahre altes, gut gewartetes und reparierbares Gerät kann die bessere Umweltbilanz haben als ein neu beschafftes, und ein Alterskriterium erzeugt genau die Neubeschaffung, die man vermeiden will. Aussagekräftiger sind Funktionszustand, Wartungsnachweis und Restlebensdauer.
Beim CO₂-Ausstoß gilt dasselbe wie bei der Verpackung: Fragen Sie nach Zahlen statt nach Maßnahmen. Erwartete objektbezogene Anfahrtskilometer, Fahrzeugklassen, Lieferfrequenzen und der Grad der Bündelung lassen sich vergleichen. Eine offene Frage nach Reduktionsmaßnahmen bewertet die Formulierungskunst. Akkugeräte gehören dabei nicht automatisch auf die Habenseite, denn Herstellung, Ladeverluste und Entsorgung der Batterien zählen mit.
Umweltmanagement und freiwillige Programme
Zwei Abfragen, die wir für sinnvoll halten und die wenig Aufwand verursachen.
Der Nachweis einer externen unabhängigen Überwachung des Umweltmanagements, etwa über eine Zertifizierung nach ISO 14001 oder eine EMAS-Registrierung. Der Wert liegt darin, dass ein Dritter geprüft hat, nicht in der Zertifizierung als solcher. Wichtig ist hier die Formulierung als Nachweis mit Gleichwertigkeitsvorbehalt, damit kleinere Betriebe mit vergleichbaren Strukturen nicht ausgeschlossen werden.
Die Abfrage nach freiwilliger Teilnahme an Umwelt- oder Nachhaltigkeitsprogrammen, in Bayern etwa am Umweltpakt Bayern oder am Qualitätsverbund umweltbewusster Betriebe. Diese Programme haben niedrigere Zugangshürden als eine Vollzertifizierung und sind gerade für mittelständische Betriebe erreichbar.
Als Zuschlagskriterium sind sie allerdings heikel, weil sie regional verfügbar sind und einen auswärtigen Bieter benachteiligen können, ohne dass ein Bezug zur Auftragsausführung bestünde. Wir verwenden sie deshalb als informative Abfrage und werten stattdessen die konkreten Maßnahmen, die der Bieter für dieses Objekt zusagt.
Schulung als Nachhaltigkeitskriterium
Ohne diesen Punkt läuft alles Vorherige ins Leere. Das umweltverträglichste Mittel richtet Schaden an, wenn es falsch dosiert, auf der falschen Oberfläche oder mit dem falschen Verfahren eingesetzt wird.
Die Abfrage lautet deshalb nicht, ob geschult wird, sondern wie. Welche Inhalte, in welchem Rhythmus, in welcher Form, in welcher Sprache, mit welchem Nachweis. Der UBA-Leitfaden sieht eine jährliche Schulung des Personals als Anforderung an die Auftragsausführung vor, und das ist die richtige Verortung: als Ausführungsbedingung, die während der Laufzeit gilt.
Eine jährliche Schulung ersetzt dabei nicht die Einweisung bei Einstellung, bei einem Produktwechsel oder bei einer Verfahrensänderung. Und sie wirkt nur zusammen mit dem Übrigen: Wenn die Zeit für das geschulte Verfahren nicht kalkuliert ist oder das Mittel nicht im Objekt steht, ändert die beste Schulung nichts.
Wie schwierig es ist, dass Schulungen im Objekt tatsächlich ankommen, behandeln wir in einem eigenen Beitrag.
Tagesreinigung: ökologisch und sozial zugleich
Wenn während der regulären Nutzungszeit gereinigt wird, entfällt der Betrieb von Beleuchtung, Heizung und Lüftung eigens für die Reinigung. In Gebäuden, deren Anlagen ausschließlich wegen der Randzeitenreinigung länger laufen, ist das der stärkste Energiehebel im ganzen Thema. Wie groß er ausfällt, hängt an den tatsächlichen Anlagenlaufzeiten, an der Regelung von Beleuchtung und Lüftung und an der Nutzung des Hauses, und das lässt sich vorher ausrechnen. Wo ohnehin bis zwanzig Uhr gearbeitet wird, bleibt wenig übrig.
Gleichzeitig verändert Tagesreinigung die Arbeitsbedingungen erheblich. Statt Randzeiten am frühen Morgen und späten Abend, die Kleinstverträge und lange Wegezeiten für wenige Stunden Arbeit erzwingen, entstehen zusammenhängende Beschäftigungsblöcke. Das ist die Voraussetzung dafür, dass jemand von dieser Arbeit leben kann.
Der Preis dafür ist real und sollte nicht kleingeredet werden. Tagesreinigung erzeugt Störungen im Betrieb, sie verlangt Absprachen mit den Nutzern, und sie stößt auf Widerstand bei allen, die es gewohnt sind, morgens einen fertig gereinigten Raum vorzufinden. Sie funktioniert in Verwaltungsgebäuden gut, in Schulen eingeschränkt und in Bereichen mit Publikumsverkehr nur mit sorgfältiger Planung.
Als Vergabethema gehört sie nicht in die Wertung, sondern in die Vorüberlegung. Der Auftraggeber entscheidet, ob er es will, und beschreibt es dann in der Leistungsbeschreibung. Es dem Bieter als Option zu überlassen, führt dazu, dass niemand sie anbietet, weil sie kalkulatorisch riskanter ist.
Die Zuordnung entscheidet über die Wirkung
Der häufigste Fehler im ganzen Themenfeld ist kein inhaltlicher, sondern ein systematischer. Ein Nachhaltigkeitsaspekt kann an vier Stellen im Verfahren stehen, und die Wahl der Stelle entscheidet darüber, ob er nach dem Zuschlag noch etwas bewirkt.
Als Eignungskriterium wirkt er einmalig bei der Auswahl der Bieter und filtert den Markt. Geeignet für Grundlegendes, etwa ein zertifiziertes Umweltmanagement bei großen Vergaben.
In der Leistungsbeschreibung wird er zur Mindestanforderung, die jeder erfüllen muss. Geeignet für alles, was nicht verhandelbar ist, etwa den Ausschluss bestimmter Stoffe.
Als Zuschlagskriterium wird er gewichtet und honoriert Mehrleistung. Geeignet für Abstufungen.
Als Ausführungsbedingung gilt er während der gesamten Laufzeit und ist einklagbar. Geeignet für alles, was dauerhaft eingehalten werden soll.
Der Fehler besteht darin, alles in die Zuschlagskriterien zu packen. Ein Bieter, der für sein Dosiersystem Punkte bekommen hat, es aber nicht als Ausführungsbedingung schuldet, kann nach sechs Monaten wieder aus dem Kanister schütten. Rechtlich lässt sich das dann schwer greifen, und praktisch merkt es niemand.
Zum Schluss: die Kontrolle
Alles Beschriebene setzt zwei Dinge voraus. Erstens einen Ausgangswert, denn ohne ihn lässt sich keine Verbesserung belegen. Vor Vertragsbeginn gehören deshalb die eingesetzten Produkte, der Jahresverbrauch, die Verpackungsmenge, die Lieferfrequenz, der Maschinenbestand und die Reinigungszeiten festgehalten, bei Bedarf ergänzt um die Energiezeiten des Gebäudes.
Zweitens, dass jemand nach dem Zuschlag hinsieht. Der Aufwand dafür ist gering, wenn man weiß, wohin man schaut: welche Produkte tatsächlich im Einsatz sind, ob sie freigegeben wurden, wie dosiert wird, ob die Maschinen gewartet sind, ob geschult wurde. Bestellmengen und Lieferdaten ergänzen das Bild als Plausibilitätsprüfung; ein Beweis für oder gegen eine erbrachte Leistung sind sie nicht. Wie eine Leistungskontrolle in der Reinigung aufgebaut ist, beschreiben wir gesondert.
Ohne diesen Schritt bleibt Nachhaltigkeit in der Vergabe ein Kapitel im Angebot, und dieses Kapitel liest nach der Wertung niemand mehr.
Weiterführende Quellen
Für die eigene Arbeit an Kriterienkatalogen sind fünf Veröffentlichungen brauchbar, die auch von Vergabestellen und in Nachprüfungsverfahren regelmäßig herangezogen werden:
Leitfaden zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen und -mitteln, Umweltbundesamt, mit dem Anbieterfragebogen in Anlage II.
Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung von Reinigungsleistungen, Hessisches Ministerium der Finanzen.
Saubere Sachen! Wegweiser für nachhaltige Reinigungsdienstleistungen, Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg.
Information zur Nachhaltigkeit für die Produktgruppe Reinigungsmittel und -dienstleistungen Gebäudereinigung, Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern.
Leitfaden Nachhaltigkeit in der Gebäudereinigung, Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks. Bei dieser Quelle gehört dazu, dass sie von der Arbeitgeberseite der Branche stammt.