Irgendwann liegt die Zahl auf dem Tisch. Ein Angebot, das ein Drittel unter dem liegt, was die eigene Reinigung kostet. Oder umgekehrt: eine Modellrechnung der Verwaltung, nach der die Eigenreinigung günstiger wäre als der laufende Vertrag. Und weil beides nicht gleichzeitig stimmen kann, beginnt die Diskussion.
Wir werden regelmäßig gebeten, solche Rechnungen zu prüfen oder von vorn aufzumachen. Was dabei auffällt, ist fast nie ein Rechenfehler. Es sind die Positionen, die gar nicht erst in der Tabelle stehen, und die stehen bei beiden Varianten woanders.
Warum der einfache Vergleich nicht funktioniert
Ein Reinigungsvertrag ist eine Rechnung mit einer Zahl darunter. Die Eigenreinigung ist ein Bündel aus Personalkosten, Sachkosten, Verwaltungsaufwand und Risiken, verteilt über mehrere Haushaltsstellen, das nirgends als Summe auftaucht.
Wer beide vergleichen will, muss die zweite Seite erst herstellen. Vier Blöcke gehören hinein.
Personalkosten. Entgelt einschließlich Zuschlägen und Zulagen, Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, betriebliche Altersversorgung, Jahressonderzahlung, Überstunden, vermögenswirksame Leistungen. Dazu, oft vergessen, die Vertretungskosten für Urlaub und Krankheit sowie Aus- und Fortbildung.
Sachkosten. Reinigungsmittel und Material, Reinigungstechnik und Geräte, Arbeits- und Schutzkleidung, Aufbereitung der Textilien.
Betrieblicher Overhead. Leitungs- und Verwaltungspersonal, Rechnungswesen, Controlling, Objektbetreuung und Kontrolle, Einkauf, Fahrtkosten, Raum- und Lagerkosten, Versicherungen, Abschreibungen.
Interne Leistungsverrechnung. Was andere Ämter für die Reinigung tun: Personalmanagement, Kämmerei, Stadtkasse, Rechnungsprüfung, IT, arbeitsmedizinischer Dienst, Personalvertretung.
Der vierte Block fehlt fast immer, und eine Kosten- und Leistungsrechnung, die ihn überhaupt abbilden könnte, existiert in vielen Kommunen nicht.
Umgekehrt wird bei der Fremdvergabe regelmäßig unterschätzt, was an Steuerungsaufwand im Haus bleibt. Ein Vertrag betreut sich nicht selbst. Abnahmen, Reklamationen, Nachträge, die Anpassung bei Flächenänderungen, irgendwann die Neuausschreibung. Wer das mit null ansetzt, macht denselben Fehler in die andere Richtung.
Die Lohnfrage: näher beieinander, als alle denken
Hier lohnt der genaue Blick, weil sich die verbreitete Annahme nicht halten lässt.
Im Gebäudereiniger-Handwerk gilt seit dem 1. Januar 2026 in der Lohngruppe 1, der Unterhalts- und Innenreinigung, ein Stundenlohn von 15,00 Euro. Dieser Mindestlohn ist allgemeinverbindlich und gilt für alle Betriebe der Branche, unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft. Der Tarifvertrag zwischen der IG BAU und dem Bundesinnungsverband läuft bis zum 31. Dezember 2026.
Auf der kommunalen Seite steht der TVöD. Reinigungstätigkeiten fallen dort je nach Zuschnitt in die Entgeltgruppe 1 oder 2; entscheidend ist die tatsächlich übertragene Tätigkeit und nicht eine pauschale Zuordnung aller Kräfte zu einer Gruppe. Sobald eine Kraft eigenverantwortlich ein Revier betreut, sich mit Nutzern abstimmt und über eine Kurzunterweisung hinaus eingearbeitet wurde, ist regelmäßig die Entgeltgruppe 2 einschlägig.
Und hier kommt es auf die Stufe an, denn genau daran scheitern die meisten Modellrechnungen. Wer das Eingangsentgelt der Stufe 1 ansetzt, rechnet ein Team, das er nicht hat. Nach sechs Jahren steht eine Beschäftigte in Stufe 4, nach fünfzehn in der Endstufe, und eine gewachsene kommunale Reinigungsmannschaft besteht überwiegend aus solchen Beschäftigten.
Die Tabellenwerte für die Entgeltgruppe 2 im kommunalen Bereich liegen seit dem 1. Mai 2026 bei 3.027,12 Euro in Stufe 3 und 3.101,04 Euro in Stufe 4, in der Endstufe bei 3.433,49 Euro. Bei 39 Wochenstunden, also rund 169,5 Stunden im Monat, entspricht das 17,86 Euro in Stufe 3, 18,30 Euro in Stufe 4 und 20,26 Euro in der Endstufe.
Gegenüber den 15,00 Euro im Handwerkstarif sind das rund neunzehn bis zweiundzwanzig Prozent mehr, und zwar allein im Grundentgelt.
Rechnen Sie die tariflichen Zusatzposten dazu, wird der Abstand größer. Die Jahressonderzahlung von 85 Prozent eines Monatsentgelts entspricht umgelegt gut sieben Prozent, der Arbeitgeberanteil an der Zusatzversorgung je nach Kasse weiteren fünf bis acht Prozent. Für eine Kraft in Stufe 4 landen Sie damit bei rund 20,50 Euro je Stunde, bevor Sozialversicherung, Sachkosten und Overhead überhaupt betrachtet sind. Die Sozialabgaben fallen auf beiden Seiten an und heben sich im Vergleich weitgehend auf.
Damit steht der Ausgangspunkt fest: Der Unterschied im Grundentgelt beträgt gut ein Fünftel, in der Vollkostenbetrachtung deutlich mehr. Drei weitere Posten tragen ihn.
Der Stufenaufstieg. Er läuft automatisch: Stufe 2 nach einem Jahr, Stufe 3 nach drei, Stufe 4 nach sechs, Stufe 5 nach zehn und die Endstufe nach fünfzehn Jahren. Zwischen Eingangsentgelt und Endstufe liegen in der Entgeltgruppe 2 rund vierundzwanzig Prozent. Eine Eingruppierung in eine niedrige Gruppe wirkt sich deshalb vor allem bei Neueinstellungen aus, während die Kosten einer bestehenden Mannschaft über die Jahre ohne jede Entscheidung steigen.
Dem steht etwas gegenüber, das weiter unten noch eine Rolle spielt: Dieselbe Belegschaft bringt Erfahrung und Objektkenntnis mit, und beides senkt Einarbeitungs- und Fehlerkosten.
Die Jahressonderzahlung. Sie ist im TVöD tariflich zugesagt und wird im November ausgezahlt. Im Handwerkstarif der Gebäudereinigung gibt es dazu keine Entsprechung. Das ist ein voller Kostenblock, der in Verwaltungsrechnungen häufig fehlt, weil er nicht im Monatsentgelt steht.
Die Zusatzversorgung. Die betriebliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes wird überwiegend über eine Umlage finanziert, die zum größeren Teil der Arbeitgeber trägt. Bei der VBL beträgt der Arbeitgeberanteil an der Umlage 5,49 Prozent des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts. Bei den kommunalen Zusatzversorgungskassen weicht der Satz ab; die Rheinische Zusatzversorgungskasse etwa weist für 2026 im Abrechnungsverband West einen Gesamtumlagesatz von 7,86 Prozent aus.
Welcher Satz für Sie gilt, hängt von Ihrer Kasse und vom Abrechnungsverband ab und steht in der jeweiligen Satzung. Was in jedem Fall gilt: Der Posten ist groß genug, um ein Ergebnis zu drehen, und er fehlt in Modellrechnungen häufiger, als man vermuten würde. Private Anbieter tragen ebenfalls Vorsorgeaufwendungen, allerdings in anderer Form und meist in geringerer Höhe, und diese stecken in ihrem Angebotspreis.
Die Ausfallzeiten. Dass der Krankenstand im öffentlichen Sektor höher liegt als in der Privatwirtschaft, ist keine Behauptung, sondern lässt sich beziffern. Das Wissenschaftliche Institut der AOK weist für 2023 einen Krankenstand von 7,5 Prozent in der öffentlichen Verwaltung aus, gegenüber 5,4 Prozent im Dienstleistungsbereich und 6,6 Prozent über alle Branchen.
Der Berufsvergleich zeigt allerdings, dass die Reinigung für sich genommen ebenfalls über dem Schnitt liegt: 6,8 Prozent in der Gebäudereinigung, 6,9 Prozent im Objekt- und Personenschutz. Muskel- und Skeletterkrankungen machen dabei einen erheblichen Teil aus.
Eine kommunale Reinigungskraft trägt damit beide Faktoren gleichzeitig, den Sektor und den Beruf, und dazu eine in aller Regel ältere Belegschaft. Wer für die Eigenreinigung mit dem Branchenwert des Handwerks rechnet, setzt die Ausfallzeiten zu niedrig an.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfasst seit dem 1. Januar 2022 auch kurze Fehlzeiten, die vorher häufig nicht bei der Kasse ankamen. Zahlen von vor 2022 sind mit heutigen deshalb nicht vergleichbar, und ein Teil des sichtbaren Anstiegs ist reine Erfassung. Und ein Branchenmittelwert ersetzt keine eigene Zahl: Fehlzeiten hängen an Altersstruktur, körperlicher Belastung und Organisation des einzelnen Betriebs. In die Rechnung gehören die eigenen Fehlzeiten der letzten drei Jahre, getrennt nach geplanter und ungeplanter Abwesenheit, und die dazugehörigen Vertretungskosten.
Wer diese Posten nicht abbildet, kommt zu einem Ergebnis, das die Eigenreinigung günstiger erscheinen lässt, als sie ist. Wir haben mehr als eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gesehen, in der die eigenen Kräfte schlicht mit dem Branchenmindestlohn angesetzt wurden.
Der Leistungswert entscheidet mehr als der Stundenlohn
Ein Punkt, der in der Diskussion regelmäßig untergeht: Ob eine Reinigungskraft 180 oder 260 Quadratmeter in der Stunde schafft, wirkt sich stärker auf die Kosten aus als ein Euro Unterschied beim Lohn.
Das lässt sich nachrechnen. Für 1.000 Quadratmeter braucht es bei einem Leistungswert von 200 Quadratmetern je Stunde fünf Stunden, bei 250 Quadratmetern vier. Das sind zwanzig Prozent weniger Zeit für dieselbe Fläche. Ein Euro mehr auf einen Stundenlohn von 15 Euro macht dagegen knapp sieben Prozent aus, und selbst mit Lohnnebenkosten bleibt der Abstand deutlich. Wer über Lohnzahlen diskutiert und den Leistungswert ungeprüft aus einer Tabelle übernimmt, streitet über die kleinere Größe.
Eine brauchbare Orientierung liefert das Merkblatt der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung zu den Leistungszahlen in der Unterhaltsreinigung. Für Verwaltungsgebäude nennt es 160 bis 230 Quadratmeter je Stunde im Büro, 60 bis 90 in Sanitärräumen, 130 bis 200 im Treppenhaus und 250 bis 350 in manuell gereinigten Fluren. Für Schulen kommen Unterrichtsräume mit 180 bis 300 dazu, für Kindertagesstätten Gruppenräume mit 120 bis 220.
Die Gütegemeinschaft schreibt selbst dazu, dass es genormte Werte nicht geben kann und die Zahlen keine Verbindlichkeit beanspruchen. Wichtiger als die Tabelle ist deshalb das Rechenbeispiel, das sie mitliefert, denn es zeigt, woran die Vergleichbarkeit tatsächlich hängt.
Ein Büroraum von 18 Quadratmetern, Bodenreinigung zweieinhalbmal und Abfallentleerung fünfmal wöchentlich, ergibt einen Leistungswert von rund 350 Quadratmetern je Stunde. Kommen Schreibtisch, Fensterbank und Telefon dazu, sinkt er auf 293. Wird die anteilige Rüst- und Wegezeit eingerechnet, landet er bei 226.
Derselbe Raum, dieselbe Kraft, ein Unterschied von mehr als fünfzig Prozent. Wer über Leistungswerte streitet, ohne den Leistungsumfang danebenzulegen, streitet über Zahlen, die nichts miteinander zu tun haben.
Deshalb gehört zu jedem übernommenen Wert die Angabe, was er umfasst: nur die Bodenreinigung oder sämtliche Leistungen im Raum, mit oder ohne Rüst- und Wegezeit, welcher Turnus, welches Qualitätsniveau. Und deshalb bleibt es dabei, dass belastbare Werte nur objektspezifisch entstehen, über eine Begehung mit Zeitaufnahme. Die Gütegemeinschaft empfiehlt für den Zweifelsfall dasselbe, was wir empfehlen: eine Probereinigung durch die in Frage kommenden Anbieter und eine Nachkalkulation nach Objektbeginn.
Eine Besonderheit des öffentlichen Dienstes sollte man dabei einplanen. Wer Leistungswerte anhebt, verändert Arbeitsabläufe und Arbeitsbelastung, und damit rückt die Personalvertretung ins Spiel. Wie weit deren Beteiligungsrechte im konkreten Fall reichen, richtet sich nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz und ist im Haus zu klären. Fachlich heißt das für die Planung: Ein Kostenvorteil, der rechnerisch erreichbar wäre, ist deshalb noch nicht terminierbar. Wir haben Betrachtungen erlebt, in denen die Umsetzung ein volles Jahr später begann als vorgesehen.
Was für die Eigenreinigung spricht
Die Frage, ob Eigenreinigung qualitativ besser ist, wird gern gestellt und selten sauber beantwortet. Kommunale Prüfberichte finden dafür meist keinen Beleg, und das hat einen Grund: Was sie messen, ist der Sauberkeitszustand zum Prüfzeitpunkt, und der sagt über die Ursachen wenig.
Schlecht abbilden lässt sich in einer solchen Prüfung die Wirkung einer stabilen Belegschaft. Wo Reinigungskräfte unbefristet beschäftigt sind und seit Jahren dieselben Räume betreuen, entsteht etwas, das keine Leistungswerttabelle erfasst: Sie kennen das Objekt, sie kennen die Nutzer, sie sehen, wenn etwas nicht stimmt, und sie melden es. Die Fluktuation ist niedriger, die Einarbeitung entfällt, Absprachen laufen kurz.
Wir sagen das deutlicher, als es viele Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen tun: Eigenreinigung führt in der Praxis häufig zu besseren Ergebnissen, und der Grund liegt in der Zugehörigkeit. Wer zur Belegschaft des Hauses gehört, im Objekt bekannt ist und dort auch in fünf Jahren noch arbeitet, arbeitet anders als jemand, der übermorgen in einem anderen Gebäude eingesetzt wird. Das ist keine Aussage über die Sorgfalt einzelner Beschäftigter beim Dienstleister. Es ist eine Aussage darüber, was Eingliederung mit Verantwortungsgefühl macht.
Beziffern lässt sich das schwer. Wer es trotzdem in die Rechnung holen will, kann es über die Posten versuchen, die davon beeinflusst werden: Einarbeitungsaufwand je neuer Kraft, Zahl der Personalwechsel im Objekt, Beschwerdeaufkommen, Schadensfälle an Oberflächen.
Eine Voraussetzung gehört allerdings dazu, und sie ist nicht überall erfüllt. Der Effekt tritt dort ein, wo die Reinigung im Haus geführt wird, wo jemand zuständig ist und wo die Kräfte tatsächlich eingebunden sind. Wo die Eigenreinigung nebenher läuft, ohne Objektleitung und ohne Ansprechpartner, entsteht er nicht.
Ein Argument gegen die Zahlen ist sie nicht. In den Betrachtungen, die wir erstellt oder geprüft haben, ergab sich für die Fremdvergabe überwiegend der niedrigere rechnerische Aufwand, und wer für ein konkretes Objekt das Gegenteil behauptet, muss es belegen. Die Frage, was eine Kommune für den Unterschied bekommt, gehört aber in dieselbe Betrachtung. Sonst optimiert man eine Zahl und verliert dabei etwas, das erst Jahre später auffällt und sich dann schwer zurückholen lässt.
Umgekehrt gilt genauso: Fremdvergabe ist anspruchsvoller in der Steuerung. Am Preis liegt das selten, denn der ist im Wettbewerb entstanden. Es liegt daran, dass die Leistung nicht von allein stimmt und über die Vertragslaufzeit abdriftet, wenn niemand im Haus regelmäßig hinsieht.
Wie wir vorgehen
Erstens: die Leistung beschreiben, bevor sie bewertet wird. Welche Flächen, welche Nutzungsart, welche Turnusse, welches Qualitätsniveau. Solange das nicht festliegt, vergleichen Sie zwei verschiedene Leistungen und wundern sich über die Differenz. Häufig ist genau das der eigentliche Befund: Die Eigenreinigung erbringt etwas anderes als das, was ausgeschrieben würde, und niemand hat es je aufgeschrieben.
Zweitens: den Zeitbedarf ermitteln, nicht schätzen. Aus Flächen, Nutzung und Turnus ergibt sich ein Stundenbedarf. Die Richtwerte dafür müssen an das Objekt angepasst werden, denn ein Großraumbüro und eine gleich große Fläche mit zwanzig Einzelzimmern brauchen unterschiedlich lange.
Drittens: mit produktiven Stunden rechnen, nicht mit bezahlten. Das ist der Fehler, der in Verwaltungsrechnungen am häufigsten vorkommt und den größten Einzeleffekt hat. Von den bezahlten Jahresstunden einer Beschäftigten gehen Urlaub, Feiertage, Krankheit, Schulungen und Unterweisungen sowie Besprechungs- und Organisationszeiten ab. Was übrig bleibt, sind die Stunden, in denen tatsächlich gereinigt wird. Erst die Vollkosten geteilt durch diese Zahl ergeben die Kosten je produktiver Stunde, und nur diese Größe ist mit einem Angebotspreis vergleichbar. Wer bezahlte und produktive Stunden gleichsetzt, rechnet die Eigenreinigung um einen zweistelligen Prozentsatz zu günstig.
Viertens: beide Seiten vollständig kalkulieren. Für die Eigenreinigung nach den vier Blöcken oben, für die Fremdvergabe der zu erwartende Marktpreis plus der verbleibende Steuerungsaufwand im Haus. Wo Positionen nicht bekannt sind, mit offengelegten Näherungswerten arbeiten statt sie wegzulassen.
Fünftens: das Ergebnis ehrlich einordnen. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung liefert eine Zahl, aber selten eine eindeutige. Häufig liegen beide Varianten näher beieinander als erwartet, und dann entscheiden andere Dinge. Sinnvoll ist deshalb, nicht einen Punktwert zu berechnen, sondern zwei bis drei Szenarien mit offengelegten Annahmen zu Leistungswert, Fehlzeiten und Steuerungsaufwand. Was Sie dabei sehen wollen, ist die Stelle, an der die Entscheidung kippt.
Es gibt einen dritten Weg, der in der Betrachtung oft fehlt: die Aufteilung. Sensible Bereiche in Eigenleistung, Flächenreinigung fremd. Oder Grundreinigung und Sonderleistungen extern, Unterhaltsreinigung intern. Rechnerisch komplizierter, in der Praxis häufig die tragfähigste Lösung.
Wann sich die Betrachtung lohnt
Nicht jedes Jahr. Sinnvoll ist sie vor einer Neuausschreibung, bei einem größeren Flächenzuwachs, nach einem Tarifsprung oder wenn die Frage ohnehin im Raum steht.
Und besonders dann, wenn Sie die Antwort schon zu kennen glauben. Wir haben Betrachtungen erstellt, die bestätigt haben, was der Auftraggeber vermutete, und solche, die das Gegenteil ergaben. In beiden Fällen war das Ergebnis weniger wichtig als die Tatsache, dass es begründet war, gegenüber dem Rat, dem Aufsichtsgremium und der Rechnungsprüfung.